Grant Compliance y timesheets
Esta guía aplica cuando tu organización tiene Grant Compliance habilitado. Documenta horas de voluntarios para cumplir requisitos de grants (SNAP, USDA, in-kind, etc.). El cumplimiento final ante el financiador es responsabilidad de tu organización.
¿Tu organización tiene Grant Compliance?
Si ves opciones de timesheet en Operación → Reservas y los menús Programas grant y Reportes grants, ya está habilitado para tu cuenta.
Si necesitas documentar horas para financiadores y no ves esas opciones, abre un ticket de soporte (categoría Facturación) con el nombre de tu organización.
Cuando está habilitado, las reservas nuevas generan un timesheet automáticamente. Las reservas anteriores pueden requerir «Crear timesheet» manual en Reservas.
Programas grant
Ve a Organización → Programas grant y crea cada línea de financiación (nombre y código opcional). Ejemplos: «SNAP comedor», «USDA voluntarios».
Puedes archivar programas que ya no uses. Solo los programas activos aparecen al aprobar horas.
Programa por defecto en la agenda
Al crear o editar un día en Operación → Agenda, elige «Programa grant por defecto» si la mayoría de turnos de ese día van al mismo programa.
Al aprobar una reserva de ese día, el programa aparece preseleccionado en el paso 3. Puedes cambiarlo antes de confirmar.
Flujo el día del servicio (panel)
Abre Operación → Reservas y localiza la reserva del voluntario.
Paso 1 — Registrar entrada: cuando llega, pulsa el botón de entrada. Se guarda la hora.
Paso 2 — Registrar salida: al terminar el turno, registra la salida.
Paso 3 — Aprobar: elige el programa grant y confirma. Las horas quedan listas para reportes.
Coordinadores con acceso a Reservas pueden hacer los tres pasos; solo administradores gestionan programas grant y reportes.
Flujo del voluntario (enlace de asistencia)
Cada timesheet tiene un enlace que el voluntario puede abrir desde «Consultar mi reserva» o que tú compartes.
El voluntario registra su propia entrada y salida desde el móvil. Un supervisor (admin o coordinador) debe aprobar las horas en Reservas.
Reportes y exportación
En Operación → Reportes grants filtra por programa y rango de fechas. Verás horas aprobadas y totales de referencia.
Exporta CSV para tu administrador de grants o auditoría. Los valores in-kind son orientativos; confirma tasas con tu oficial de grants.